Manisa Celal Bayar Üniversitesi, eğitim ve öğretim süreçlerinde benimsediği dijital dönüşüm vizyonu doğrultusunda, Dijital Kampüs MXI ekosistemi kapsamında geliştirilecek Dijital Yoklama Sistemi (DYS)’nin üniversite genelinde uygulanmasına yönelik olarak, Manisa Teknokent bünyesinde faaliyet gösteren ve MCBÜ akademik personelleri tarafından kurulan MotiveX Intelligence Bilişim Yazılım Robotik Sanayi ve Ticaret A.Ş. ile stratejik bir iş birliği protokolü imzaladı.

İmzalanan protokol ile geliştirilen DYS, üniversite bünyesinde aktif olarak kullanılan MCBÜ Kampüs (Kampüs Cepte) mobil uygulamasıyla tam entegre biçimde çalışacak şekilde tasarlandı. Böylece öğrenciler ve akademik personel, herhangi bir ek uygulamaya ihtiyaç duymadan, hâlihazırda kullandıkları mobil uygulama üzerinden yoklama, devam–devamsızlık ve ders takibi işlemlerini kolaylıkla gerçekleştirebilecek.

Güvenli, Anlık ve Çok Katmanlı Yoklama Altyapısı

Dijital Yoklama Sistemi’nde yoklama süreci, akademisyen tarafından ders esnasında oluşturulan anlık ve sürekli yenilenen karekodlar üzerinden yürütülecek. Öğrenciler, MCBÜ Kampüs mobil uygulaması aracılığıyla bu karekodu saniyeler içerisinde okutarak yoklamaya katılım sağlayabilecek. Karekodun sürekli olarak yenilenmesi sayesinde ekran görüntüsü, fotoğraf veya üçüncü kişiler aracılığıyla yapılabilecek usulsüz girişlerin önüne geçilmesi hedefleniyor.

Sistem; tek cihaz kullanımı, kullanıcı kimlik doğrulaması, zaman–ders eşleşmesi ve konum/ders saati doğrulaması gibi çok katmanlı güvenlik adımlarıyla desteklenerek yoklama verilerinin yüksek doğrulukla ve güvenli biçimde kayıt altına alınmasını amaçlıyor.

Ders Programı, Sınav Takibi ve Akıllı Bildirimler

DYS, haftalık ders programlarıyla bütünleşik bir yapıda çalışıyor. Ders saatleri ve program bilgileri sistem üzerinden otomatik olarak tanımlanacak; ders çakışmaları tespit edilecek ve yoklama süreçleri planlı bir iş akışıyla yönetilecek. Ders başlangıç saatlerinde akademisyenlere otomatik hatırlatma bildirimleri gönderilecek; akademisyenler tek bir işlemle yoklama sürecini başlatıp katılım durumunu anlık olarak takip edebilecek.

Bununla birlikte sistem, vize, final ve bütünleme sınav programlarının mobil uygulama üzerinden takip edilebilmesine de olanak tanıyacak. Öğrenciler, sınav tarihleri, saatleri ve sınav yerlerine ilişkin bilgilere tek bir ekran üzerinden erişebilecek; sınavlara yönelik bildirimler ve hatırlatmalar sistem tarafından otomatik olarak iletilecek.

Öğrenci ve Akademisyenler İçin Kişisel Paneller

DYS ile hem öğrenciler hem de akademik personel için kişiselleştirilmiş dijital paneller sunulacak.

• Öğrenciler, kendi derslerine ait devam–devamsızlık durumlarını anlık olarak görüntüleyebilecek, dönem boyunca hangi derslere ne düzeyde katılım sağladığını grafikler ve özet tablolar üzerinden takip edebilecek. Ayrıca öğrenciler, senaryo bazlı durumları (devamsızlık sınırına yaklaşma, kritik eşik uyarıları vb.) önceden görerek akademik süreçlerini daha bilinçli biçimde yönetebilecek.
• Akademisyenler ise ders bazlı katılım durumlarını, haftalık–aylık–yıllık grafikler eşliğinde izleyebilecek; en yüksek ve en düşük katılımın gerçekleştiği dersler, günler ve zaman aralıkları gibi istatistiksel verilere tek panel üzerinden erişebilecek.

Veri Temelli İstatistikler ve Yıllık Raporlama

Sistem kapsamında oluşturulacak gelişmiş veri analitiği ve raporlama altyapısı sayesinde;

Akademisyenler için:

            •          En yüksek katılımın olduğu dersler

            •          Aylık ve dönemsel katılım eğilimleri

Öğrenciler için:

            •          En düzenli takip edilen dersler

            •          Dönemsel katılım performansı

            •          Yıllık katılım özetleri ve grafik raporlar otomatik olarak üretilebilecek.

Bu raporlar, akademik izleme ve değerlendirme süreçlerinde veri temelli yaklaşımların güçlendirilmesine katkı sunacak. Aynı zamanda yoklama verilerinin tamamen dijital ortamda saklanmasıyla kâğıt tabanlı süreçlerin ortadan kaldırılması, arşiv yükünün azaltılması ve çevresel sürdürülebilirlik hedeflerine katkı sağlanması amaçlanıyor.

Ders Dışı Akademik Etkinliklerde de Kullanım

DYS yalnızca derslik içi yoklamalarla sınırlı kalmayacak. Seminer, konferans, çalıştay, hizmet içi eğitim, teknik gezi ve benzeri sınıf dışı akademik etkinliklerde de karekod tabanlı yoklama altyapısı aktif olarak kullanılabilecek. Etkinlik bazlı oluşturulacak karekodlar sayesinde katılımcı listeleri anlık olarak takip edilecek ve etkinlik sonunda detaylı katılım raporları otomatik olarak oluşturulabilecek.

Dijital Üniversite Vizyonuna Güçlü Bir Adım

İmzalanan Dijital Kampüs MXI Protokolü ile Manisa Celal Bayar Üniversitesi; yoklama, devam takibi, sınav izleme ve akademik katılım süreçlerini mobil, güvenli, bütünleşik ve veri temelli bir altyapı üzerinden yeniden kurgulayarak dijital üniversite vizyonunu daha da güçlendirmeyi hedefliyor.